TVA et refacturation de frais

En cas de refacturation de frais, faut-il facturer de la TVA ? Quid s’il s’agit de frais dont la TVA n’est pas ou que partiellement déductible ?

En cas de refacturation de frais, faut-il facturer de la TVA ? Quid s’il s’agit de frais dont la TVA n’est pas ou que partiellement déductible ?

A.  Refacturation de frais : principe de TVA général

1.    Y a-t-il un lien direct avec une livraison ou un service ?

La question cruciale à se poser est de savoir s’il est question d’une opération principale ou non. En matière de TVA, cela fait effectivement une grande différence si les frais sont refacturés à l’occasion d’une livraison d’un bien ou d’une prestation de service ou s’il s’agit d’une refacturation de frais autonome. Tout dépend donc de l’existence ou non d’une opération principale.

S’il y a une opération principale, cela signifie concrètement que vous avez livré un bien ou fourni un service et qu’à cette occasion, vous refacturez certains frais au client. Dans ce cas, les frais refacturés suivent alors le régime TVA de l’opération principale. Autrement dit, si vous devez facturer de la TVA sur l’opération principale, vous devrez alors aussi le faire sur les frais refacturés. Si l’opération principale est exemptée de TVA, les frais refacturés le seront aussi.

Pour le taux aussi s’applique la règle selon laquelle les frais refacturés sont soumis au même taux de TVA que l’opération principale.

Cela s’applique aussi dans le cas où s’appliquerait aux frais qui sont refacturés un taux spécifique ou même une exemption. Lorsqu’ils sont refacturés, le même taux de TVA que celui de l’opération principale doit être imposé.

Refacturer distinctement ne fait pas de différence. Même si vous facturez via une facture distincte plutôt que de refacturer avec l’opération principale, la règle selon laquelle les frais refacturés sont soumis au même régime de TVA que l’opération principale continue de s’appliquer (art. 26, §1 CTVA) .

S’il n’y a pas d’opération principale, le régime TVA de cette opération principale ne peut bien entendu pas être suivi.

S’il n’y a pas d’opération principale, vous êtes alors censé avoir reçu vous-même et même avoir fourni vous-même les services et livraisons sur lesquels portent ces frais (art. 13, §2 et 20, §1 CTVA).

B.  Refacturation de frais de voiture

1.    Frais de voiture et régime TVA

La TVA sur les frais de voiture n’est déductible que dans la mesure de l’usage professionnel et ce, avec un maximum de 50 % (art. 45, §2 CTVA) .

La déduction est de maximum 50 %. Même si vous utilisez votre voiture exclusivement à des fins professionnelles (donc à 100 %), la TVA n’est déductible qu’à concurrence de 50 %. C’est le maximum absolu, mais la déduction de la TVA peut être inférieure à 50 %. En résumé, il y a donc deux possibilités :

·         Vous utilisez votre voiture pour 50 % ou plus à des fins professionnelles : votre déduction de la TVA est limitée à 50 %, étant le maximum légal ;

·         Vous utilisez votre voiture pour moins de 50 % à des fins professionnelles (p.ex. 40 %) : votre déduction de la TVA est alors limitée à l’usage professionnel, donc 40 %.

Dans la deuxième situation (usage professionnel de 40 %), la déduction de la TVA ne doit pas être limitée à 50 % de 40 %.

L’usage professionnel d’une voiture peut être déterminé selon l’une des trois méthodes proposées par l’administration de la TVA. Concrètement, il s’agit soit d’un registre détaillé des trajets, soit de l’application de la formule semi-forfaitaire sur la base du trajet domicile-lieu de travail, soit du forfait fixe de 35 %.

2.    Les frais de voiture sont refacturés dans le cadre d’une opération principale

Si vous refacturez des frais de voiture à l’occasion d’une opération principale, cette refacturation suit alors le régime TVA de l’opération principale.

En cas de refacturation de frais de voiture dans le cadre d’une opération principale, la limitation de la déduction ne s’applique donc pas au client, mais à vous-même. Peu importe que vous refacturiez ces frais conjointement à l’opération principale ou que vous établissiez pour ces frais une deuxième facture distincte.

3.    Les frais de voiture sont refacturés indépendamment d’une opération principale

Dans ce cas, la limitation de la déduction est pour votre client, donc pas pour vous, pour autant que et dans la mesure où ces frais de voiture sont totalement refacturés.

Selon une vision ancienne, cette limitation de déduction s’applique tant à vous qu’à votre client (QP n° 1411, Breyne, 02.02.1995) . Cette vision est toutefois dépassée, maintenant que l’administration de la TVA a précisé que la limitation de la déduction ne s’applique pas à celui qui refacture les frais de voiture (circ. 36/2015, 23.11.2015, n° 38) .

C.  Refacturation de frais de restaurant et d’hôtel

1.    Frais de restaurant et d’hôtel : régime TVA

La TVA sur les frais de restaurant et d’hôtel n’est pas du tout déductible, même s’il s’agit d’un repas ou d’un séjour à 100 % professionnel (art. 45, §3, 3° CTVA) .

Sauf… Il y a effectivement une exception, à savoir la TVA sur les frais de restaurant et d’hôtel encourus par les membres du personnel qui sont chargés d’une livraison ou d’un service en dehors de l’entreprise. Il faut alors bien entendu avoir une facture du restaurant ou de l’hôtel à votre nom.

Même si ces frais sont subis dans le cadre d’une activité publicitaire, la TVA peut être récupérée (déc. E.T. 124.247, 13.03.2015) .

2.    Les frais sont refacturés dans le cadre d’une opération principale

Un assujetti X effectue une mission de consultance pour un client et doit supporter des frais de restaurant qu’il lui refacture. Il ne faut pas seulement facturer 21 % de TVA sur la mission de consultance, mais aussi sur les frais de restaurant refacturés.

Le fait qu’au restaurant, on ait payé 12 % de TVA ne change rien. La refacturation dans le cadre d’une opération principale suit en effet le régime TVA et donc aussi le taux de l’opération principale.

La limitation de la déduction joue dans le chef de l’assujetti X, mais pas dans celui du client. Pour le client, il n’y a pas de limitation de la déduction car pour lui il ne s’agit en fait pas d’un service de restaurant, mais d’une autre prestation de service, dans ce cas d’une mission de consultance sur laquelle la TVA est déductible selon les règles normales (QP n° 1411, Breyne, 02.02.1995) .

3.    Les frais sont refacturés indépendamment d’une opération principale

Si un assujetti refacture sa visite au restaurant indépendamment d’une opération principale, il facture alors 12 % de TVA pour les repas et 21 % de TVA pour les boissons. En période de coronavirus, le taux a été ramené temporairement à 6 %.

La limitation de la déduction ne joue pas dans le chef de l’assujetti mais bien dans celui du client. Pour l’assujetti qui refacture les frais, la TVA sur les frais de restaurant est donc déductible lorsque la facture du restaurant est à son nom et que les frais de restaurant refacturés sont ventilés sur la facture (art. 45, §3, 3°, b CTVA).